Lưu trữ hồ sơ giấy - lãng phí bạc tỷ mỗi năm?

Bạn đã và đang ném đi hàng nghìn, thậm chí là hàng trăm nghìn đô la qua cửa sổ, khi sử dụng diện tích mặt bằng công sở làm kho lưu trữ hồ sơ!

Để lưu trữ một bộ hồ sơ thiết kế đầy đủ (bao gồm Kiến trúc, Kết cấu, M-E, Thuyết minh, Dự toán, và các văn bản liên quan...), thì với 1 đơn vị tủ 1.2m x 0.6m x 2.4m, bạn có thể chứa được khoảng 45 bộ hồ sơ, nếu trung bình 1 bộ hồ sơ A3 dày khoảng 1 tấc.

Và nếu nhu cầu lưu trữ của công ty bạn vào khoảng 500 bộ hồ sơ (số lượng hồ sơ công trình của 1 công ty xây dựng quy mô vừa, trong khoảng thời gian từ 3 - 5 năm), thì bạn cần đến 12 ngăn tủ và diện tích sàn cho kho lưu trữ này tối thiểu vào khoảng 48m² (520 ft²).

(Hình bên phải: Layout phòng lưu trữ có 12 tủ hồ sơ - 48.36m²)

Theo thị trường hiện nay, giá cho thuê văn phòng thuộc các hạng A, B, C trung bình là 40, 20, 10 usd/m². Nếu công ty bạn nằm ở khu trung tâm và đang thuê văn phòng hạng A thì mỗi tháng bạn cần phải bỏ ra chắc chắn không dưới: 48 x 40 = 1,920 usd/tháng; 23,000 usd/năm; và 115,000 usd/5 năm (khoảng 2.70 tỷ VNĐ) cho việc lưu trữ hồ sơ. Chưa kể chi phí sắm 12 tủ lưu trữ (như trên), chi phí lương cho 1-2 nhân viên phòng lưu trữ, 1 nhân viên bảo vệ, 1 bình chữa cháy và chi phí phun mối mọt hàng năm, v.v...

Nếu bạn cho rằng công ty bạn không đẳng cấp như vậy, bạn đang thuê mặt bằng ở xa trung tâm, hay dùng diện tích có sẵn của cơ quan ở huyện / xã để làm nơi lưu trữ... Thế thì chi phí sẽ giảm chứ? Đúng vậy!... Nhưng kiểu gì thì kiểu các tủ hồ sơ nó cũng cần đến diện tích mặt bằng để an vị, và chi phí cho diện tích đó không thể là miễn phí, chí ít cũng bằng 1/10 chi phí kể trên, có nghĩa là khoảng 270 triệu VNĐ cho thời gian 5 năm!

Tuy nhiên việc lưu trữ hồ sơ giấy có đảm bảo không? Có tiện lợi khi cần truy cập hồ sơ cũ không? Tiếc thay câu trả lời là KHÔNG!

Lưu hồ sơ giấy ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm lớn khó khắc phục: chiếm nhiều diện tích mặt bằng, hồ sơ chất chồng khó truy lục, thay đổi nhân viên quản lý phòng lưu trữ,... ngoài ra các bản lưu cứng còn rất dễ bị thất lạc vì nhiều lý do khách quan (thay đổi vị trí, mượn quên trả, mối mọt, ẩm mốc, mất trộm, hỏa hoạn, dịch bệnh, chiến tranh, v.v…)

Nhiều năm kinh nghiệm trong ngành thiết kế, thực tế đi đo vẽ hiện trạng cho nhiều công trình nhà ở, trụ sở, cơ quan,… đã đúc kết cho chúng tôi một bài học là, cần thiết phải có một nơi lưu giữ bản vẽ online tập trung, an toàn và bảo mật, đồng thời phải thật dễ nhớ (cho những người hay quên), dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi (đáp ứng yêu cầu cần là có ngay) và có thể tự động tổ chức, sắp xếp ngăn lưu trữ (cho những người không có nhiều thời gian).

Và đây là điều thú vị: luubanve.com đã đáp ứng được những yêu cầu khắt khe đó, nó được thiết kế và chọn lọc để thật sự dễ nhớ, dễ sử dụng, mặc dù bạn chỉ mới tiếp xúc lần đầu tiên.

Nếu bạn là người có hiểu biết về công nghệ, thì ngay lúc này trong đầu bạn sẽ bật ra câu hỏi: Vì sao tôi không dùng Google Drive (một gã khổng lồ công nghệ) hay Dropbox để lưu những bộ bản vẽ thiết kế của tôi, sao tôi phải dùng dịch vụ của luubanve.com?

Câu trả lời là: Bạn không thể đi gửi mẫu gen ở ngân hàng máu được. Cũng vậy, Google Drive và luubanve.com có chức năng lưu trữ khác nhau.

Các dịch vụ lưu trữ online hiện nay mà chúng tôi cũng đang sử dụng (như Google Drive, Dropbox, Fshare, One Drive, v.v…) có chất lượng ổn định và để dùng làm 1 kho chứa file rất tốt. Tuy nhiên, các dịch vụ này đều không được thiết kế riêng cho việc lưu giữ hồ sơ theo kiểu chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng. Họ tạo cho bạn 1 cái kho chứa, và bạn up rất nhiều file vào đó, về lâu về dài file chứa nhiều lên. Mặc dù bạn đã tạo thêm các thư mục để phân loại, nhưng đến khi cần dùng tìm lại vẫn thấy khó, mất rất nhiều thời gian, vả cả mồ hôi!...

(Đặc điểm của các file bản vẽ kiến trúc, xây dựng là có rất nhiều loại file, thư mục có kích thước lớn, có file lên tới 3Gb, khi cần có thể gửi link download ngay. Những file lớn thường không gửi qua email được, phải dùng USB chép-gửi rất bất tiện khi 2 bên ở cách xa nhau).

Đối với chủ thể là BẢN VẼ, thì tên các dịch vụ gửi file trên hơi bị khó nhớ, để lâu năm bạn sẽ quên, khả năng mất hồ sơ là rất lớn! (Vì càng ngày trí nhớ của bạn sẽ càng giảm sút). Khác với luubanve.com luôn gắn liền với chủ thể bạn đã gửi. Luubanve.com sử dụng nền tảng lưu trữ của Amazon (bảo mật, an toàn tuyệt đối), độ ổn định cao và vòng đời sản phẩm lâu dài.

Luubanve.com với nhiều tính năng hữu ích phù hợp với nhu cầu lưu giữ hồ sơ của các Chủ đầu tư, kiến trúc sư, công ty xây dựng, bất động sản nhà đất, các phòng quản lý đô thị quận/ huyện,…

(Xem thêm: Các tính năng nổi bật của luubanve.com)

Ngay cả khi bạn là người “vô cùng cẩu thả”, thì bạn cũng sẽ có 1 hồ sơ đẹp đẽ và ngăn nắp khi gửi file lên luubanve.com

Không giống như việc lưu giữ file trên máy tính cá nhân, lúc cần dùng đến thì không biết nó nằm ở đâu trong hàng đống file và thư mục? Lưu file trên luubanve.com mọi thứ sẽ được tự động sắp xếp gọn gàng trong ngăn tủ lưu trữ của bạn. Khi cần là có ngay! Bạn có thể dễ dàng tìm ra bộ hồ sơ / file của mình mà không mất nhiều thời gian lục lọi, tìm kiếm… Thật tiện lợi và thân thiện như ngăn tủ lưu trữ ở nhà!

Vì sao luubanve.com kết nối với Amazon trong việc lưu giữ bản vẽ, hồ sơ?

• Hồ sơ bản vẽ cần sự bảo mật & an toàn tuyệt đối.
• Vòng đời sản phẩm (thời gian lưu trữ) cần lâu dài, có khi lên tới 20 năm hoặc lâu hơn.
• Nền tảng lưu trữ của Amazon hiện đang đứng top đầu thế giới.

Trung tâm dữ liệu (Data Center) của Amazon có hệ thống bảo mật điện toán đám mây an toàn nhất thế giới. Thay vì đầu tư vào những “trang trại dữ liệu” rộng lớn và tập trung, Amazon phát triển các cụm trung tâm dữ liệu gọi là Availability Zones để tăng khả năng dự phòng khi có sự cố. Availability Zones quan trọng nhất của Amazon nằm ở bang Northern Virginia, trải dài qua các vùng như Sterling, Manassas, Chantilly và Ashburn.

Các đám mây của Amazon đã phát triển vượt tầm của một kho lưu trữ cho những dữ liệu của bạn và họ đã trở thành một đối thủ lớn trong cuộc chơi kinh doanh điện toán đám mây. Để làm được điều này, họ đã tăng cường bảo mật an ninh, cả trong và ngoài đám mây. Amazon sử dụng nghệ thuật mã hóa dữ liệu để che đi nhưng ánh mắt tò mò, và trong tùy chọn bảo mật có mở rộng linh hoạt đến mức bảo mật cao nhất, bao gồm cả các dịch vụ được sử dụng bởi các cơ quan chính phủ. An ninh bảo mật của Cloud không chỉ ảo trên Amazon - mà công ty còn sử dụng đội an ninh tuần tra đám mây cơ sở từ bên trong suốt 24/7 để ngăn chặn các mối đe dọa vật lý xâm nhập hệ thống. Công ty thực hiện kiểm tra thường xuyên để thắt chặt an ninh, và có những phương án đề phòng khi gặp những mối đe dọa mới và các biện pháp để chống lại chúng.

(Xem thêm: Lưu trữ đám mây trên Amazon vì sao được gọi là không có đối thủ?)

Chị Hồng Loan - Trường mầm non Bàu Lâm, BR-VT cho hay, trường của chị quản lý hàng năm có những đợt cải tạo sửa chữa lớn nhỏ. Vừa rồi có vụ sữa chữa liên quan đến PCCC nên chị có lên Ban Dự án tìm hồ sơ PCCC cho trường, nhưng chị rất thất vọng khi trên đó họ bảo rằng hồ sơ chất chồng nhiều quá, không thể tìm ra nổi. Chị chia sẻ, nếu như trước đó Ban Dự án có lưu trữ hồ sơ trên luubanve.com được thì hay quá. Họ sẽ tìm thấy hồ sơ dễ dàng, và chị cũng không cần phải chạy tới chạy lui, chỉ cần gửi mail hay điện thoại yêu cầu cung cấp hồ sơ là bên đó họ sẽ gửi đường link cho chị download xuống có ngay, tiết kiệm thời gian và công sức cho công nhân viên chức, cũng là tiết kiệm chi phí cho nhà nước đó nha!

Dùng dịch vụ của luubanve.com có đắt không?

Gói lưu trữ thường dùng cho các công ty, cơ quan có nhiều hồ sơ lưu trữ là Gói Max (2Tb), chi phí tiết kiệm tối đa 1,980 VNĐ/năm (trung bình 165 ngàn VNĐ/tháng).

Bạn sẽ được thông báo bằng email trước 30 ngày khi đến đợt gia hạn lưu trữ tiếp theo.

Ý kiến của các KTS và chuyên viên BQLDA?
 

Quà tặng!
50 khách hàng đầu tiên đăng ký Gói Max (2Tb) - 5 năm sẽ được tặng 1 mã giảm giá 15% cho gói đăng ký lưu trữ tiếp theo, và thêm 1 năm sử dụng free cho gói lưu trữ hiện tại.

Luubanve.com có tuyệt đối An toàn không?
Mỗi tuần, các hồ sơ mới do khách hàng up lên được chúng tôi sao lưu cẩn thận ở 3 nơi khác nhau. Luubanve.com áp dụng chính sách hoàn tiền gấp đôi nếu Quý khách bị mất file lưu trữ do lỗi của chúng tôi.

Trong thời đại 4.0 ngày nay mọi việc đều cần đến tính hiệu quả và kịp thời, sử dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật như internet, công nghệ điện toán đám mây... nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển và tăng trưởng kinh tế - văn hóa - xã hội ổn định và lâu dài. Bắt kịp xu thế đó, luubanve.com đã được chú trọng thiết kế và nâng cấp không ngừng để phục vụ cho nhu cầu lưu trữ ngày càng lớn của giới kiến trúc sư, kỹ sư và các cơ quan, công ty, xí nghiệp... trên địa bàn cả nước. Công cụ mới giúp Quý vị tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm, đồng thời góp phần thúc đẩy tiến trình quản lý - đầu tư - xây dựng theo xu hướng xanh, sạch, hiệu quả và tiết kiệm. Luubanve.com luôn đặt uy tín, an toàn và bảo mật tuyệt đối lên hàng đầu... Việc của Quý vị giờ đây là tập trung phát triển bền vững, và việc lưu giữ An toàn - Bảo mật là của chúng tôi!

Cảm ơn Quý vị đã quan tâm!

Fudozon Archisafe Admin
(Tre Làng Kiến Việt)

► Truy cập luubanve.com...

► Xem giao diện Phòng lưu trữ và những tính năng thường dùng của Luubanve.com

► Cảnh báo mất hồ sơ quan trọng!

Mọi thắc mắc Quý khách vui lòng liên hệ nhân viên hỗ trợ qua hotline: 0866 042 168 hoặc gửi email về địa chỉ: cskh@luubanve.com
Luubanve.com luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách!
Trân trọng!

Trở về trang chủ...